Sous-traitant et refacturation de dépenses : les règles

Si vous travaillez avec des sous-traitants ou que vous refacturez des dépenses à vos clients, la fiscalité peut devenir complexe rapidement. Une erreur de traitement et vous vous retrouvez à payer des taxes de votre poche, ou pire, à devoir des rajustements à Revenu Québec.

Engager un sous-traitant : les bases

Un sous-traitant travaille pour vous, mais il n''est pas votre employé. La distinction est importante pour les taxes et les déductions.

Sous-traitant inscrit aux taxes

Si votre sous-traitant est inscrit à la TPS/TVQ, il vous facture avec taxes. Vous payez les taxes, puis vous réclamez les CTI/RTI sur ces taxes dans votre déclaration. C''est neutre : les taxes entrent et sortent.

Exemple : votre sous-traitant vous facture 2 000 $ + 299,50 $ de taxes (14,975 %). Vous payez 2 299,50 $. Dans votre déclaration de taxes, vous réclamez 299,50 $ en CTI/RTI.

Sous-traitant non inscrit (petit fournisseur)

Si votre sous-traitant n''est pas inscrit (revenus sous 30 000 $), il ne facture pas de taxes. Vous ne pouvez pas réclamer de CTI/RTI (il n''y en a pas). Le montant est une dépense d''exploitation déductible.

C''est souvent le cas des étudiants, des débutants, ou des travailleurs occasionnels.

La règle d''or

Vérifiez toujours si votre sous-traitant a un numéro de TPS/TVQ avant de l''engager. Demandez-le, notez-le, et conservez ses factures. C''est ce qui justifie vos CTI/RTI en cas de vérification.

Refacturer des dépenses à un client

Il arrive souvent qu''un consultant paie une dépense pour le compte d''un client, puis la refacture. Exemples : billets d''avion, hébergement, matériel acheté pour un projet.

La règle : taxes incluses

Quand vous refacturez une dépense taxable à votre client, vous devez charger la TPS et la TVQ sur la refacturation, même si la dépense originale était déjà taxée.

Exemple :

1. Vous achetez un billet d''avion à 500 $ + taxes pour un déplacement chez un client.
2. Vous refacturez 500 $ à votre client.
3. Vous devez charger 14,975 % sur ces 500 $, soit 74,88 $ de taxes.

Vous réclamez les CTI/RTI sur le billet (si vous êtes inscrit), et vous collectez les taxes sur la refacturation. C''est neutre, mais ça doit apparaître sur votre déclaration.

L''exception : les dépenses remboursables

Si la dépense est strictement un remboursement (vous agissez comme agent du client, le contrat le précise, et le client est inscrit aux taxes), il existe un mécanisme pour ne pas charger les taxes sur la refacturation. Mais les conditions sont strictes :

• Le contrat doit explicitement prévoir que vous agissez comme mandataire.
• La dépense doit être identifiée comme un remboursement sur la facture.
• Le client doit être inscrit aux taxes et pouvoir réclamer les CTI/RTI lui-même.

En pratique, la plupart des consultants refacturent avec taxes. C''est plus simple et ça évite les erreurs.

Les erreurs fréquentes

1. Ne pas charger les taxes sur une refacturation

Vous refacturez 300 $ de matériel sans taxes. Revenu Québec considère que vous auriez dû charger 44,93 $. Vous devez ce montant de votre poche, sans l''avoir collecté.

2. Charger les taxes mais ne pas les déclarer

Vous refacturez avec taxes mais oubliez d''inclure ces taxes dans votre déclaration de TPS/TVQ. Les taxes collectées non remises sont une dette envers l''État, avec intérêts et pénalités.

3. Réclamer des CTI/RTI sur une facture sans taxes

Votre sous-traitant n''est pas inscrit, mais vous réclamez quand même des CTI/RTI sur sa facture. C''est une réclamation invalide : pas de taxes facturées, pas de CTI/RTI.

4. Confondre sous-traitant et employé

Si votre « sous-traitant » travaille exclusivement pour vous, avec vos outils, à vos heures, Revenu Québec et l''ARC pourraient le reclasser comme employé. Cela change tout : charges sociales, T4, assurance emploi, RRQ.

Les critères de distinction : le sous-traitant a-t-il d''autres clients ? Fixe-t-il ses propres heures ? Fournit-il ses propres outils ? Assume-t-il un risque financier ?

Comment Chiffr vous aide

• Chiffr vous permet de catégoriser les paiements aux sous-traitants séparément des autres dépenses.
• Les factures de sous-traitant avec taxes sont identifiées, et les CTI/RTI sont calculés automatiquement.
• Quand vous refacturez une dépense à un client via le module de facturation, Chiffr ajoute automatiquement les taxes si vous êtes inscrit.
• Le sommaire CPA sépare les paiements de sous-traitance des autres dépenses pour faciliter la révision.

Le checklist

• Vérifier le numéro de TPS/TVQ de chaque sous-traitant
• Conserver toutes les factures de sous-traitants
• Refacturer les dépenses avec taxes (sauf exception du mandataire)
• Inclure les taxes refacturées dans la déclaration
• Distinguer clairement sous-traitant et employé dans le contrat

Pour aller plus loin

Lisez aussi notre article sur les mentions obligatoires sur une facture et celui sur le seuil de 30 000 $ pour l''inscription aux taxes.

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